Coördinator LICO in het LUMC

Doel van de functie

In de eerste plaats maak je als coördinator het verschil voor mensen die geraakt zijn door kanker. Je bent het hart van LICO en voert in overleg het korte- en middellange termijnbeleid uit dat door het bestuur van Scarabee, Centrum voor leven met en na kanker, in samenspraak met het LUMC is geformuleerd. Dit betekent dat de coördinator enerzijds in het ziekenhuis de vrijwilligers begeleidt en activiteiten organiseert, maar anderzijds vanuit een zekere afstand de omstandigheden schept om LICO te laten functioneren, zodat de doelstellingen kunnen worden bereikt.

Plaats van de functie in de organisaties

De coördinator is in dienst van Scarabee en wordt gedetacheerd naar het LOC in het LUMC (Leids Oncologie Centrum).

De coördinator is de direct leidinggevende van de vrijwilligers van LICO en vraagbaak in het ziekenhuis tijdens de openingstijden van LICO. De coördinator legt verantwoording af over de uitvoering van het beleid aan het bestuur van Scarabee en aan de leiding van het LOC. Vanzelfsprekend is er regelmatig overleg tussen de  coördinator en het bestuur van Scarabee. De coördinator woont de bestuursvergaderingen van Scarabee bij. Tevens neemt de coördinator deel aan relevante overleggen in het LUMC, te weten: het LOC en met de ondersteuningsconsulent van de dienst Medisch Maatschappelijk werk.

Situatieschets

LICO is een samenwerking van Scarabee, Centrum voor Leven met en na kanker in Leiden, en het LUMC. Het betreft een samenwerking tussen de informele – en formele zorg. Het doel van LICO is het faciliteren van een centrum om mensen met kanker en hun naasten in alle fasen van het (ziekte)proces te ondersteunen om hun kwaliteit van leven optimaal te houden. Zij geven aandacht en bieden een luisterend oor aan patiënten en naasten, die geraakt zijn door kanker. Het is een plaats waar mensen even op adem kunnen komen, hun verhaal kwijt kunnen of niet-medische informatie over ondersteuning kunnen krijgen. LICO biedt hiermee informele psychosociale zorg. Vrijwilligers van Scarabee werken samen met o.a. het Medisch Maatschappelijk Werk om de juiste zorg op het juiste moment te kunnen bieden.
De samenwerking vindt m.n. plaats in het contact met het LOC en de dienst Medisch Maatschappelijk Werk, die de rol van ondersteuningsconsulent vervult. Daarnaast worden contacten met de diverse betrokken afdelingen onderhouden.
Het centrum wordt gefinancierd met subsidies en donaties. De activiteiten van het centrum worden begeleid door geschoolde vrijwilligers. De coördinator is binnen dit domein de enige persoon die tegen een vergoeding zijn/haar werkzaamheden verricht. De naamsbekendheid van LICO en de activiteiten in het centrum zijn van groot belang om de financiering en de continuïteit zeker te stellen. Om de doelstellingen te verwezenlijken is naast de financiële soliditeit ook het werven, begeleiden en indelen van de vrijwilligers essentieel. Om de doelstellingen optimaal te kunnen nastreven worden met diverse externe partijen contacten onderhouden.

De functie is vooralsnog tijdelijk tot 1 januari 2026 met de intentie tot verlenging voor onbepaalde tijd. Uitbreiding van het aantal uren kan ook tot de mogelijkheid behoren.

Taken op hoofdlijnen

Algemeen

• Dagelijkse leiding geven aan LICO.
• Het volgen van relevante maatschappelijke ontwikkelingen die van belang kunnen zijn voor de financiering en het functioneren van het centrum en het informeren daarover van het bestuur van Scarabee en het LOC.
• Bewaken van de ‘IPSO-waarden’ (de branchevereniging van Centra voor leven met en kanker).
• Het aangaan en onderhouden van contacten met de verschillende relevante afdelingen in het LUMC.
• Aanspreekpunt zijn voor de verschillende disciplines in het ziekenhuis (bruggenbouwer tussen de formele – en informele zorg).
• Actief meedenken over de zorgprocessen om de psychosociale ondersteuning van de patiënten in het LOC/LUMC te blijven verbeteren.
• Het onderhouden van contacten met coördinatoren van centra elders in de regio en Nederland, alsmede het bijwonen van contactbijeenkomsten voor coördinatoren.
• Het opstellen van een meerjarenbeleidsplan voor LICO.
• Het periodiek rapporteren van statistische gegevens omtrent het functioneren van LICO.
• Het, in overleg met het LUMC, onderhouden van contacten met en voeden met informatie van de plaatselijke media teneinde de bekendheid van het centrum in het algemeen te vergroten.
• Het samenwerken met en onderhouden van contact met de coördinator van Scarabee.

In LICO:

• Het fysieke/facilitaire/financiële beheer van het centrum in brede zin in samenspraak met het bestuur van Scarabee en het LOC in het LUMC.
• Er voor zorg dragen dat er een rustige sfeer bestaat in het centrum.
• Het ter plaatse zo nodig begeleiden/ondersteunen en adviseren van vrijwilligers in het algemeen en ten aanzien van hun benadering van gasten in het bijzonder.
• Zorgdragen voor een goede afstemming met de ondersteuningsconsulent teneinde gasten zo nodig verder te verwijzen.
• In samenwerking met het LUMC en andere samenwerkingspartners organiseren van informatiebijeenkomsten en andere ziekenhuis gerelateerde activiteiten.
• Het opvangen van – en informatie verschaffen aan bezoekers.
• Het (laten) bijhouden van een gasten/bezoekers administratie.
• Het aansturen van de vrijwilliger(s) ten behoeve van de administratieve ondersteuning.
• Het adviseren van het bestuur en de leiding van het LOC ten aanzien van facilitaire verbetering van het centrum en de uitvoerende organisatie.

Als coördinator vrijwilligers:

• Het vaststellen van het benodigd aantal vrijwilligers, gebaseerd op het beoogde aantal openingsdagdelen en/of activiteiten.
• Het werven en aannemen van vrijwilligers (de vastgestelde taakomschrijving van de functie is daarbij een leidraad)
• Zorgen dat de vrijwilligers de gang van zaken binnen Scarabee van binnenuit leren kennen en leren werken vanuit het IPSO-gedachtengoed.
• Zorgen dat vrijwilligers de IPSO Basistraining (inclusief de ziekenhuistraining) volgen en verdere verdiepende trainingen zoals Positieve Gezondheid.
• Het begeleiden en coachen van vrijwilligers.
• Het houden van voortgangsgesprekken met vrijwilligers en op basis daarvan het optimaal inzetten van de vrijwilligers.
• Het houden van exitgesprekken met vrijwilligers die stoppen.
• Het (laten) opstellen en tijdig bekendmaken van het aanwezigheidsrooster van vrijwilligers.
• Het regelmatig evalueren van de gang van zaken bij LICO met de vrijwilligers.
• Het bijhouden van de vrijwilligersadministratie in overleg met het LUMC.
• Het houden van periodiek teamoverleg.
• Het organiseren van intervisie.

Functievereisten

Kennisniveau/kwaliteiten

• Ervaring met leidinggevende en coördinerende werkzaamheden, bij voorkeur in een organisatie binnen de gezondheidszorg.
• HBO werk- en denkniveau
• De functievervulling vereist het vermogen met personen met verschillende achtergrond en opleidingsniveau om te gaan.
• Ervaring met psychosociale ondersteuning is niet noodzakelijk, maar kan tot aanbeveling strekken.
• Ervaring met het werken met vrijwilligers is niet noodzakelijk, maar kan tot aanbeveling strekken.

Eigenschappen/vaardigheden

• De functie vereist een zekere mate van compassie ten opzichte van de doelgroep.
• Een groot empathisch vermogen.
• Sociaal vaardig.
• Flexibiliteit en geduld.
• Zelfstandigheid.
• In staat zijn gestructureerd te werken.
• In een omgeving waar meerdere uitdagingen spelen de juiste prioriteiten stellen en stressbestendig oplossingen zoeken.
• Beschikken over goede communicatieve eigenschappen: luisteren en overleggen, schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
• Anderen kunnen motiveren.
• Goed kunnen samenwerken, oplossingsgericht.
• Goed kunnen omgaan met mensen, relaties opbouwen, vertrouwen scheppen, integer.
• In staat zijn afstand te nemen van de dagelijkse praktijk en, naast de operationele coördinatie, ook beleidsmatig werkzaam kunnen zijn.
• Om kunnen gaan met weerstanden en conflicten.
• In staat zijn in een netwerk te kunnen bewegen en contacten hierin aan te gaan en te onderhouden.
• Beschikken over goede computervaardigheden.

Algemeen

De functie vraagt flexibiliteit, maar geeft ook de mogelijkheid deze flexibel in te vullen.